Info zum Datenschutz nach § 13 DSGVO für die Abt. Zentrales Rechnungswesen

Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung für die Verwaltung der Kassengeschäfte und des Forderungseinzuges in der Kreiskasse des Landkreises Görlitz

Vorwort

Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Kreiskasse des Landkreises Görlitz früher oder später in Kontakt, weil sie Zahlungen zu leisten oder zu erhalten haben oder weil Forderungen des Landkreises Görlitz oder Dritter beizutreiben oder zu vollstrecken sind. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Zahlungsabwicklung oder zur Zwangsvollstreckung von Forderungen. In diesen Bereichen sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten.

Wenn die Kreiskasse personenbezogene Daten verarbeitet, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löscht.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Inhaltsverzeichnis

1.  Wer sind wir?

2.  Wer sind Ihre Ansprechpartner?

3.  Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

4.  Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

5.  Wie verarbeiten wir diese Daten?

6.  Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

7.  Wie lange speichern wir Ihre Daten?

8.  Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

9.  Wo bekommen Sie weitergehende Informationen?

1. Wer sind wir?

„Wir“ sind die Kreiskasse des Landkreises Görlitz und zuständig für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Zahlungsabwicklung sowie für Zwecke der Zwangsvollstreckung von Forderungen.

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an den Landkreis Görlitz, vertreten durch den Landrat, Bahnhofstraße 24, 02826 Görlitz, richten. Darüber hinaus können Sie sich an die Datenschutzbeauftragte des Landkreises Görlitz, per E-Mail an datenschutz@kreis-gr.de, wenden.

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Aufgabe der Kreiskasse ist die Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Landkreises Görlitz. In diesem Rahmen leisten wir Auszahlungen und nehmen Zahlungen entgegen und verwahren Wertgegenstände und andere Gegenstände. Zu unseren Aufgaben gehören weiterhin die Mahnung, Beitreibung und Einleitung der Zwangsvollstreckung zur zwangsweisen Einziehung von Forderungen des Landkreises Görlitz. Auch Dritte, z. B. andere Gemeinden, können uns - etwa im Rahmen der Amtshilfe - mit der Einziehung von Forderungen beauftragen. Schließlich obliegen der Kreiskasse die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der Erlass von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und zugehörigen Nebenforderungen wie z. B. Zinsen und Säumniszuschlägen.

Zur Erledigung aller dieser Aufgaben benötigen wir von Ihnen personenbezogene Daten. Ihre personenbezogenen Daten werden in dem Kassenverfahren verarbeitet, für das sie erhoben wurden. Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen wir die zur Durchführung eines Kassenverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten auch für andere, nicht der Zahlungsabwicklung dienende Zwecke verarbeiten.

Beispiel zur Verarbeitung:

Eine uns mitgeteilte Bankverbindung wird zur Bezahlung von Rechnungen verarbeitet.

Beispiel zur Weiterverarbeitung:

Stellt die Kreiskasse im Ergebnis eines Zwangsvollstreckungsverfahrens die Unrichtigkeit einer Anschrift fest, informiert sie die Behörde, welche die beizutreibende Forderung erhebt, und zusätzlich gegebenenfalls nach § 6 Abs. 2 Bundesmeldegesetz die zuständige Meldebehörde.

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Zahlungsreferenznummern, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Für die Zahlungsabwicklung erforderliche Informationen, z. B.:
  • Bankverbindung,
  • Angaben über geleistete oder erstattete Zahlungen und den dazugehörigen Zahlungsgrund,
  • Angaben über gelegte Rechnungen,
  • Anträge, die bei der forderungserhebenden Behörde zum Grund der Zahlung gestellt werden und sich auf Zahlungsfälligkeiten und – fristen auswirken können,
  • Eventuelle Rechtsbehelfe gegen den Grund der Zahlung.
• Für Entscheidungen im Beitreibungsverfahren erforderliche Informationen, z. B. Angaben zu persönlichen wirtschaftlichen Verhältnissen, auch zu gegebenenfalls unterhaltsverpflichteten Personen, werden nur erhoben, wenn durch den zahlungspflichtigen entsprechende Anträge gestellt werden oder eine ausstehende Forderung zwangsweise beigetrieben werden muss. In diesem Zusammenhang können ausnahmsweise auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", zu erheben sein. So benötigen wir z. B. Angaben über Erkrankungen/ Behinderungen, um entsprechende Aufwendungen als besondere Belastungen bei Billigkeitsentscheidungen zu berücksichtigen.

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten sowohl bei Ihnen selbst, z. B. durch entsprechende formularmäßige Fragebögen, uns stehen aber auch alle Informationen zur Verfügung, die bei den Behörden, deren Forderungen wir einzuziehen haben, erhoben werden. Darüber hinaus erheben wir Daten auch bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.

Beispiele:

• Das Bauaufsichtsamt übermittelt uns Angaben dazu, auf welches Bauvorhaben sich eine von uns einzuziehende Baugenehmigungsgebühr bezieht,
• der Regiebetrieb Abfallwirtschaft teilt uns mit, für welches Grundstück Abfallgebühren einzuziehen sind,
• Meldebehörden übermitteln Meldedaten,
• Behörden übermitteln Daten über Zahlungsgründe und Verwaltungsakte.

Können wir einen zahlungsrelevanten Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir im Vollstreckungsverfahren Daten bei Drittschuldnern (z. B. Kreditinstitut oder Arbeitgeber) erheben oder - etwa durch Nachfrage bei der Kraftfahrzeugzulassungsstelle - bei Dritten Informationen über eventuell pfändbares Vermögen einholen. Über den Gerichtsvollzieher kann die Vermögensauskunft beantragt werden. Außerdem werden zum Zwecke des Aufenthaltsortes das Ausländerzentralregister, Träger der gesetzlichen Rentenversicherung, das Kraftfahrt-Bundesamt, Gewerbeämter und das Bundeszentralamt für Steuern beauftragt.

Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

Im weitgehend automationsgestützten Erhebungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und dann in zumeist maschinellen Verfahren der Auszahlung, der Überwachung von Zahlungsfälligkeiten oder dem Forderungseinzug zugrunde gelegt.

Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Kassenverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z. B. an Verwaltungsgerichte, andere Behörden) weitergeben, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Personenbezogene Daten müssen wir solange speichern, wie sie für das Verwaltungsverfahren erforderlich sind. Maßstab hierfür sind die nach dem jeweiligen Gesetz geregelten Aufbewahrungspflichten (z. B. § 34 Sächsische Kommunale Kassen- und Buchführungsverordnung, § 147 Abgabenordnung). Aus speziellen Vorschriften der forderungserhebenden Behörde können sich Abweichungen ergeben.

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

• Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren (z. B. Forderungsart und Jahr) und zum Verfahrensabschnitt (z. B. Festsetzung, Vollstreckung) gemacht werden.

• Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

• Recht auf Löschung

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (vgl. oben 7.).

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

• Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.

• Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Die Kontaktdaten finden Sie unter www.saechsdsb.de.

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten

In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen (etwa, soweit durch eine Auskunftserteilung Rechte Dritter betroffen sein könnten). Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit. Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.

9. Wo bekommen Sie weitergehende Informationen?

Weitere Informationen erhalten Sie unter anderem auf der Internetseite des Sächsischen Datenschutzbeauftragten (www.saechsdsb.de).